Sanificazione degli uffici, tra cadenze programmate e interventi urgenti
Scrivanie, tastiere, telefoni, maniglie e spazi condivisi sono superfici con cui entriamo in contatto ogni giorno, spesso senza renderci conto di quanto facilmente possano accumulare sporco, polvere e microrganismi. Per questo, oltre alle normali attività di pulizia, in determinate situazioni può essere utile programmare una sanificazione degli uffici, così da intervenire in modo più approfondito sugli ambienti di lavoro.
Ma quando è davvero necessario sanificare un ufficio e con quale frequenza conviene farlo?
In realtà non esiste una frequenza valida per tutti gli uffici: la periodicità dipende da quante persone frequentano gli ambienti e da come vengono utilizzati gli spazi. Un open space con sessanta postazioni e sale riunioni sempre occupate non ha le stesse esigenze di uno studio con sei persone: nel primo caso aumentano le superfici condivise e il passaggio quotidiano di persone.
Vediamo allora in cosa consiste la sanificazione degli uffici, quando effettuarla e quali vantaggi può offrire per mantenere gli spazi di lavoro puliti, curati e confortevoli per dipendenti, collaboratori e clienti.
Superfici, aria, documentazione: cosa include un intervento serio
Un piano di sanificazione può riguardare sia le superfici ad alto contatto sia, quando necessario, altri aspetti che incidono sulle condizioni igieniche degli ambienti.
Maniglie, interruttori, tastiere, telefoni, corrimano, pulsantiere degli ascensori, tavoli delle sale riunioni: i punti ad alto contatto meritano particolare attenzione perché vengono toccati frequentemente da persone diverse durante la giornata.
Le tecniche dipendono dall’obiettivo: alla normale detersione possono affiancarsi trattamenti di disinfezione con prodotti autorizzati, oltre a interventi specifici previsti per particolari ambienti. Gli impianti di ventilazione e climatizzazione restano invece un capitolo a parte, da valutare in base alle caratteristiche dell’impianto e alle indicazioni tecniche per la sua corretta gestione.
Quando il servizio rientra in procedure aziendali strutturate, registrare data, aree trattate, prodotti e attività svolte rende più semplice verificare ciò che è stato fatto e coordinare gli interventi successivi.
Ogni quanto va sanificato un ufficio e da cosa dipende?
Non esiste una frequenza fissa raccomandabile in astratto. La periodicità va definita in base alle caratteristiche e all’effettivo utilizzo degli ambienti. Un ufficio molto frequentato o con numerose postazioni condivise, ad esempio, può avere esigenze diverse rispetto a uno spazio utilizzato ogni giorno dalle stesse poche persone. Alcuni eventi, però, rendono utile rivalutare il piano in corso d’anno:
- Nei periodi di maggiore circolazione di infezioni respiratorie, può essere utile rivalutare le misure igieniche previste, con attenzione alle superfici ad alto contatto e alla corretta ventilazione degli ambienti.
- In presenza di esigenze sanitarie specifiche, il piano può essere rivisto sulla base delle indicazioni del medico competente, delle autorità sanitarie o delle procedure interne previste per il caso.
- Se cambia l’organizzazione degli spazi, ad esempio con l’introduzione del desk sharing o l’arrivo di un nuovo team, vale la pena rivedere anche il piano di sanificazione.
- Le aree rimaste inutilizzate a lungo andrebbero controllate prima della riapertura, verificando anche le condizioni degli impianti e assicurando un adeguato ricambio dell’aria.
- Le aree condivise con più aziende, come coworking, sale riunioni comuni e spazi ristoro, richiedono attenzione particolare perché sono frequentate nel corso della giornata da persone e gruppi diversi.
Il vantaggio non è sanificare di più, ma sanificare meglio
Definire in anticipo dove e quando intervenire, anziché decidere caso per caso, rende più semplice la gestione del servizio. Le aree condivise meritano attenzione specifica: una sala riunioni utilizzata da più team, una reception molto frequentata o una postazione flessibile hanno esigenze diverse rispetto a un ufficio occupato sempre dalla stessa persona.
Quando il servizio prevede la registrazione degli interventi, avere traccia delle attività svolte rende la gestione verificabile e facilita la programmazione di quelle successive. Coordinare sanificazione e pulizia ordinaria, inoltre, riduce il rischio di interventi sovrapposti o scollegati sugli stessi ambienti.
Il D.Lgs. 81/2008 non stabilisce una cadenza generale di sanificazione valida per tutti gli uffici. Il datore di lavoro deve invece valutare i rischi presenti nell’organizzazione e individuare le misure di prevenzione e protezione adeguate al contesto. Un piano documentato può supportare la gestione interna della salute e sicurezza e rispondere a eventuali esigenze di verifica.
La sanificazione funziona all’interno di un sistema più ampio di pulizia professionale degli ambienti di lavoro, non come trattamento isolato. Inserire gli interventi necessari nel piano annuale consente di programmarli insieme alle normali attività di pulizia, tenendo conto anche dell’utilizzo effettivo degli spazi.
Sanificazione uffici? Perché affidarsi a Movitrento
Prima di stabilire frequenze e tecniche serve conoscere l’ufficio: capire come vengono utilizzati gli spazi, quali sono le aree più frequentate e quando è possibile intervenire senza interferire con il lavoro.
Nella gestione quotidiana è utile coordinare sanificazione e pulizia ordinaria: riguardano gli stessi ambienti ma rispondono a esigenze e frequenze differenti. Affidare entrambe le attività allo stesso referente può rendere più semplice organizzare gli interventi ed evitare sovrapposizioni.
Attiva in Trentino dal 1986, Movitrento offre servizi di pulizia e sanificazione e pest control, con interventi rivolti a diverse realtà aziendali e professionali.
Se stai valutando come organizzare la sanificazione dei tuoi uffici, contattaci per conoscere i servizi disponibili e individuare una soluzione adatta alle caratteristiche dei tuoi ambienti.
Glossario per la lettura
- Medico competente: professionista incaricato dall’azienda di sorvegliare la salute dei lavoratori in base ai rischi specifici della mansione, come previsto dal D.lgs 81/2008.
- RSPP: Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, figura che supporta il datore di lavoro nell’individuazione e valutazione dei rischi e nella definizione delle misure di prevenzione e protezione.
- Carica microbica: quantità di microrganismi presenti su una superficie, un materiale o in un determinato ambiente.
- Superfici ad alto contatto: elementi toccati frequentemente da più persone, come maniglie, interruttori, pulsantiere e tavoli condivisi.